Contabilidad con Excel

Resulta muy útil para simplificar el trabajo de Contabilidad, la utilización de algunas funciones de Excel.
He aquí una muestra de lo que se puede hacer utilizando funciones sencillas de Excel para realizar nuestro trabajo.
I.- En esta ocasión, nos ocupamos de una Concentración de Recibos Oficiales de Caja (ROC) cuyos ingresos se realizan en Dolares, pero que debemos contabilizarlos en Córdobas.
Veamos las siguientes imágenes que nos ilustran el proceso de la elaboración del cuadro donde concentramos la información procedente de los ROC.

Primer Paso. En la primera hoja (Hoja 1), se muestra una matriz de datos conformados por los Tipos de Cambios Oficiales del dolar respecto al córdoba emitidos por el Banco Central de Nicaragua, de acuerdo con los cuales debemos contabilizar las transacciones, ya cordobizadas.

Segundo Paso. En la siguiente hoja (Hoja 2), conforme la fecha de los ROC registrada en el cuadro, procedente de la información de cada uno de estos, mediante la formula Buscar, halaremos de la Hoja 1 el Tipo de Cambio que le corresponde, como se muestra en la Celda E3. De esta manera se facilita el registro en córdoba del ingreso de efectivo del Recibo Oficial de Caja, en la celda F3.

Tercer Paso. En la siguiente hoja (Hoja 3), se realiza la contabilización de la información registrada en la Hoja 2. Para ello, utilizamos la función SUMAR.SI, en donde obtenemos la suma de los valores de cada uno de los códigos de las cuentas comprendidos en los rangos de cada columna; en este caso, por ejemplo: en la celda C8, se obtiene el valor del código: " 1102-01 " de Cuentas por cobrar.

De esta manera, obtenemos la información del comprobante de Diario correspondiente al resumen o concentración de los ingresos de recibos en dolares, y convertidos en córdobas para poder ser contabilizados.

II.- Ahora nos ocupamos de la Contabilización de Egresos de efectivo mediante cheques. Para ello, elaboramos un cuadro de Concentración de Egresos en donde codificamos los registros contables de los pagos efectuados.

A continuación, en la siguiente Hoja, establecemos el Catalogo de Cuentas como una base de datos en virtud de lo cual validaremos el registro contable correcto de las transacciones efectuadas, al enlazar los registros realizados en la Concentración de Egresos con los registros del Comprobante de Diario.

La siguiente Hoja corresponde a la contabilización del Comprobante de Diario de los egresos mediante cheques. En la hoja precedente, correspondiente al catalogo de cuentas, se observan dos codificaciones: una a la izquierda, la cual se puede utilizar con un software de contabilidad; y la codificación de la derecha, creada para trabajar con Excel.

En la contabilización del comprobante de diario, vinculamos los nombres de las cuentas de mayor y subcuentas con los nombres descritos en el Catalogo, para que no haya discrepancias en las cuentas utilizadas; en los valores, utilizamos la función SUMAR.SI, para sumar los valores correspondientes al código de cada subcuenta, registrado en las columnas de Código. Como producto final, obtendremos el Comprobante de Diario de Egresos mediante Cheques, como se ilustra en la imagen subsiguiente.

OUTSOURCING/OFICINA CONTABLE

 Diagnóstico Contable

•Hacemos un examen especial de su Área Contable, con la finalidad de evaluar sus procedimientos, software, sistema de cuentas, sustento, seguridad, utilidad, confiabilidad, oportunidad, confidencialidad y el costo que le representa dicha área al cliente, con miras a optimizar su desempeño y bajar sus costos.

Servicios de Outsourcing

Análisis de Cuentas

•Asumimos el análisis de sus cuentas contables y sus conciliaciones, dependiendo de las necesidades del departamento de contabilidad de su empresa.

Pago a Proveedores y Acreedores

•Manejo de tesorería que incluye la preparación de cheques, comprobantes de egreso y pago a los proveedores y acreedores de su empresa.

Outsourcing de Nomina

El outsourcing de Nomina comprende el procesamiento periódico de las planillas de remuneraciones de funcionarios, empleados y obreros, asegurando el cumplimiento de las leyes laborales vigentes y con la confidencialidad que el tema requiere. Estas labores las podemos realizar, ya sea en las oficinas del cliente, o en la nuestra.

Tipos de Outsourcing

1. Outsourcing fuera de las instalaciones del Cliente

Este comprende asesoría contable, fiscal, y financiera. Con una periodicidad convenida con el cliente visitamos la Empresa y obtenemos toda la documentación necesaria para procesarla y obtener la correcta emisión de sus Estados Financieros.

2. Outsourcing dentro de las instalaciones del Cliente

Cuando la empresa requiere de un servicio más personalizado y que asumamos el control total de las operaciones contables y financieras, desarrollamos el modelo de outsourcing contable total. En este proveemos de todo el personal contable al Cliente, el cual estará subordinado administrativamente a la Empresa. Los Estados Financieros se procesan dentro de las oficinas del mismo cliente.

Asesoría Contable y Fiscal

•Asesoramos en la implementación satisfactoria de una organización contable para optimizar su información.

Asesoramos en la gestión fiscal a fin de aprovechar al máximo las deducciones permitidas por la ley en la declaración del I.R. anual; asimismo, la declaración eficiente de todos los impuestos. Nuestro objetivo será reducir al máximo el impuesto a pagar, aprovechando los derechos que nos confieren las leyes tributarias, y asegurarle el cumplimiento de las obligaciones fiscales en tiempo y forma para su tranquilidad.

 Ventajas de utilizar los servicios de Outsourcing u Oficina Contable. 

•Reducción y mejor control de gastos de operación.

•Mayor eficiencia.

•Mejora la gestión de funciones complejas.

•Mejora el enfoque de la empresa.

•Liberar recursos para otros propósitos.

Nos preocupamos de que su empresa cuente con información oportuna y confiable a través de una gestión contable eficiente con el fin de que usted pueda analizar la situación financiera existente, y pueda tomar decisiones encaminadas a mejorar la gestión empresarial.

Contabilidad General

·       Creación del catalogo de cuentas.

·       Preparación de comprobantes contables.

·       Codificación y procesamiento de acuerdo con el catalogo de cuentas.

·       Análisis de cuentas.

·       Registro de libros diario y mayor.

·       Elaboración de Estados Financieros: Estado de Resultados, Balance General, Estado de Flujos      de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio. Elaboración de anexos a los Estados                Financieros.

Toda la gestión contable la realizamos de cara a la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera ( NIIF ) para pequeñas y medianas entidades       ( PYMES ).

Es muy importante mencionar que la misión contable a nuestro cargo no se limita a sólo registrar los movimientos financieros que la empresa haga; nuestro compromiso es el de orientar y planear el adecuado registro contable anticipándonos a las malas decisiones que nos puedan afectar en el registro de los eventos a contabilizar, para prevenir esto le ponemos a sus ordenes nuestro teléfono y correo electrónico, para que en el momento en que nuestros clientes tengan problemas o dudas puedan consultarnos y evitar así procedimientos administrativos inapropiados para el registro contable  de las transacciones económicas.

Declaraciones de Impuestos ante la D.G.I.     (Dirección General de Ingresos) de Nicaragua         

·         Declaración Mensual de Impuestos (DMI)

·         Retenciones I.R. en la fuente

·         Declaración del I.R. anual

Todas estas declaraciones las realizamos en el sistema de la VET  (Ventanilla Electrónica) que para estos efectos ha implementado la Dirección General de Ingresos de Nicaragua.

Administración Financiera

·         Análisis de los estados Financieros para determinar la situación de liquidez de la empresa.

·         Proyección financiera a través del presupuesto de efectivo y los estados financieros proformas

·         Análisis de la rentabilidad de la empresa a través del análisis del VAN y de la TIR.

·         Evaluación financiera de Planes de Negocios.

  SCF Servicios Contables y de Finanzas, ofrece servicios profesionales en Outsourcing  u Oficina Contable:  actualización de contabilidad, certificación de Estados Financieros, auditorias financieras;  asesoría financiera: evaluación de proyectos de inversión o Planes de negocios; y asesoría fiscal: diagnostico de situación fiscal, asesoría y gestión para corregir o conciliar los registros contables con las obligaciones fiscales, y así evitar inconvenientes con la Dirección General de Ingresos (DGI). Asimismo, con las obligaciones ante el INSS.

Lic. José Antonio Chavarría Cordonero.

     Contador Público # 3313

     Colegio de Contadores Públicos de Nicaragua

     Cel. 87301374/89971217.

     Correo electrónico: jantoniochavarria1968@gmail.com.

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO.

Elementos estratégicos para aprovechar al máximo el efectivo de la empresa.

Mejorar las entradas de dinero:

1.- Incrementar el volumen de ventas, principalmente, las ventas de contado. Esto implica lograr una eficaz rotación del inventario de mercadería, evitando el agotamiento de las existencias que pueda redundar en pérdida de ventas. Este objetivo también implica la implementación de promociones de ventas.

2.- Incrementar el precio de venta de los productos, sin detrimento de la competitividad en la comercialización de los mismos.  A esto puede coadyuvar la implementación de valores agregados como: la calidad del servicio a los clientes, atención en horarios extendidos, etc.

3.- Obtener Anticipos de los Clientes, es una manera de financiarse que ayuda a la liquidez en las transacciones de la empresa.

4.- Cobrar las cuentas pendientes de forma inmediata, una vez finalizado el plazo de crédito otorgado, que dicho sea de paso, debe ser reducido a fin de resguardar la liquidez de la empresa. Los descuentos por pagos en efectivo  pueden ayudar al logro de  este objetivo, si son económicamente justificables.

Retraso en las Cuentas por pagar

1.- Retrasar las Cuentas por pagar, sin dañar la reputación crediticia de la empresa, ni desaprovechar los descuentos  concedidos por los proveedores. Aunque esta estrategia es financieramente atractiva, hay que tomar en consideración que un proveedor no verá con buenos ojos un retraso en la cancelación de sus facturas pendientes de pago.

2.- Para los efectos del numeral anterior, es conveniente negociar un plazo de crédito suficiente que permita la realización del Ciclo de Caja, es decir, la realización del dinero invertido en la compra de los productos.